Política de Tratamiento de Datos Personales

1Introducción

La Política de Tratamiento de Datos Personales es un documento que presenta los lineamientos generales que serán aplicables para la protección de datos personales en el Ministerio de Minas y Energía, ofreciendo herramientas que garantizan la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

El Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento a lo establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", reglamentada parcialmente por los decretos 1377 de 2013 (compilado por el decreto 1074 de 2015) y 1081 de 2015, es responsable del tratamiento de la información y datos personales obtenidos a través de medios físicos, electrónicos o telefónicos.

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales, así como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.

En ese contexto, el Ministerio de Minas y Energía, reconociendo que el habeas data o protección de datos personales es una extensión del derecho a la intimidad, establece las acciones necesarias para proteger a los ciudadanos de manera permanente contra el abuso del poder informático, y tratar su información personal de forma tal que su uso no afecte los derechos fundamentales, respetando su dignidad y tomando como referente primario la Constitución Nacional de Colombia.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones, EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA, consciente de la responsabilidad que le asiste en materia de tratamiento de datos personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.

2Objetivo

Establecer la política y lineamientos para el tratamiento y seguridad de la información, y confidencialidad de datos personales por parte del Ministerio de Minas y Energía - MME.

3Destinatarios

La política de protección de datos es aplicable a toda la información contenida en las diferentes bases de datos que se obtienen a través de los sistemas de información documentales con que cuenta el Ministerio de Minas y Energía, ya sea como propietario, usuario, responsable o como encargado del tratamiento.

La política está dirigida para que la ciudadanía en general pueda tener a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán manejados sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente al Ministerio de Minas y Energía cuando sea quien tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todas las personas naturales o jurídicas responsables del manejo de bases de datos personales del Ministerio de Minas y Energía, en especial los funcionarios o contratistas que administran las herramientas y bases de datos y por aquellos que reciben, atienden y dan respuesta a las peticiones (solicitudes o consultas) de información relacionadas con la Ley de protección de datos personales.

4Alcance

Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

5Glosario

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 3 del decreto 1377 de 2013 (compilado por el decreto 1074 de 2015) y 1081 de 2015, se entiende por:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Calidad del dato

El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el Ministerio de Minas y Energía deberá abstenerse de someterlo a tratamiento, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

Confidencialidad

Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la orientación sexual y los datos biométricos.

Dato semiprivado

Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Datos privados

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural o jurídica de quien se refiere la información objeto de tratamiento.

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Usuario

Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

6Principios rectores

El Ministerio de Minas y Energía velará por los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a seguir para el tratamiento de datos personales:

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
3. Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
9. Principio de temporalidad: los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
10. Principio de necesidad: los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

7Categorías especiales de datos

7.1. Datos públicos

El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la información.

El Ministerio de Minas y Energía implementa de manera permanente las acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013 (compilado por el decreto 1074 de 2015) y 1081 de 2015, por lo que da a conocer a todos los ciudadanos y usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales y que se relacionan a continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos establecidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por la entidad o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los datos.
• Presentar solicitudes de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato por medio del correo electrónico dispuesto para este fin pciudadana@minenergia.gov.co, y peticiones, consultas o reclamos relacionados que serán atendidos conforme a lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar ante el Ministerio de Minas y Energía quejas por las infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido en la entidad, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.1.1.4.1.2 del Decreto 1081 de 2015.
• Al manejar alguna de las aplicaciones móviles del Ministerio de Minas y Energía, se estará recolectando información de los tipos de usuarios que acceden, ubicación (ciudad) y tipos de dispositivos móviles.

7.2. Datos sensibles

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, datos biométricos y/o a la vida sexual.

7.2.1. Tratamiento de datos sensibles

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

7.2.2. Autorización especial de datos personales sensibles

El Ministerio de Minas y Energía informará, a través de los diversos medios de obtención de la autorización, a todos sus titulares que en virtud de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, el Ministerio de Minas y Energía implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad y el cumplimiento de obligaciones legales.

7.3. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

8Tratamiento y finalidades

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, el Ministerio de Minas y Energía realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información.

Así mismo, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

Usuarios / ciudadanía en general

1. Remitir las respuestas de las consultas y derechos de petición a los peticionarios.
2. Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean solicitados a la Entidad.
3. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones presenciales y virtuales.
4. Desarrollar e implementar programas sectoriales.
5. Actualizar bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
6. Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con la Entidad y siempre que ello sea estrictamente necesario.
7. Elaborar estudios, estadísticas, encuestas y análisis de tendencias relacionados con los servicios que presta la Entidad.
8. Presentar informes a entidades externas, tales como Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, o a quien se requiera, que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a análisis estadísticos requeridos a la Entidad.
9. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
10. Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de comunicación.
11. Evaluar la calidad de los servicios prestados.
12. Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia de los eventos y audiencias realizadas.
13. Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y actualización de productos de la Entidad.
14. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que son atribuibles al Ministerio de Minas y Energía.

Funcionarios

1. Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios de la Entidad.
2. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
3. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
4. Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.
5. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
6. Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Entidad por los medios y en las formas que se consideren convenientes.
7. Gestionar la cadena presupuestal de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
8. Gestionar el proceso contable de la Entidad.

Contratistas o colaboradores

1. En relación con los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
2. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones tributarias y de ley.
3. Gestionar la cadena presupuestal de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
4. Gestionar el proceso contable de la Entidad.
5. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
6. Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la Entidad o solicitudes de los entes de control.
7. Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
8. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que son atribuibles al Ministerio de Minas y Energía.

9Transferencia y transmisión de datos personales

El Ministerio de Minas y Energía podrá transferir y transmitir los datos personales a sus entidades adscritas o terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

10Derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos

10.1. Derechos de los titulares

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente política.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante el Ministerio de Minas y Energía quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando el Ministerio de Minas y Energía haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta política y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10.2. Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

10.3. Casos en que no es necesaria la autorización

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin autorización previa deberá cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1081 de 2015 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado por el decreto 1074 de 2015), así como con las demás normas concordantes y vigentes en materia de protección de datos personales.

10.4. Suministro de la información

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso, y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

10.5. Deber de informar al titular

El Ministerio de Minas y Energía, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

El Ministerio de Minas y Energía, como responsable del tratamiento de datos, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de esta.

10.6. Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

11Deberes de los responsables y encargados del tratamiento

El oficial de Protección de Datos Personales es el responsable de tramitar las consultas y reclamos de los titulares, para los derechos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, Medios para el ejercicio de los derechos.

11.1. Deberes de los responsables del tratamiento

El Ministerio de Minas y Energía, como responsable del tratamiento de datos, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
9. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. Deberes de los encargados del tratamiento

Los encargados del tratamiento, y en el evento en el cual el Ministerio de Minas y Energía actúe como encargado, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política.
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
5. Adoptar la presente política para garantizar el adecuado cumplimiento de la misma y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
8. Informar al Ministerio de Minas y Energía cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el Ministerio de Minas y Energía.

12Acciones generales para la protección de datos personales

A continuación se establecen los lineamientos generales aplicados por el Ministerio de Minas y Energía con el fin de cumplir con sus obligaciones en cumplimiento de los principios para la administración de datos personales.

Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes e implementados, entre las que se encuentran las políticas y procedimiento de gestión de datos e información, y en ningún momento pretenden reemplazarlas o desconocerlas.

12.1. Tratamiento de la información

Los funcionarios y contratistas, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

12.2. Uso de la información

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 8 de la presente política.

En caso de que alguna dependencia identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Grupo de Relacionamiento con el Ciudadano y Gestión de la Información, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.

Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:

1. En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la Entidad y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
2. Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos, ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.
3. En caso de que un funcionario encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información eliminar la base de datos o los datos personales utilizados, evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo.
4. Los funcionarios no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario.
5. Únicamente los funcionarios y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección.

12.3. Almacenamiento de información

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias.

13Procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares del Habeas Data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Ministerio de Minas y Energía presenta el procedimiento y requisitos mínimos para la radicación y atención de solicitudes de información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, el Ministerio de Minas y Energía informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento del Ministerio de Minas y Energía – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

14Cookies

En el Ministerio de Minas y Energía, como es práctica habitual en la mayoría de los sitios web, empleamos distintos tipos de cookies para mejorar la experiencia con nuestro contenido y servicios digitales. Estas cookies se dividen en las siguientes categorías:

• Cookies esenciales: son necesarias para el funcionamiento básico del sitio web y nuestras aplicaciones. No pueden ser desactivadas, ya que garantizan que el sitio web y las aplicaciones sean seguros y funcionen correctamente.
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15Control de acceso y videovigilancia

El Ministerio de Minas y Energía cuenta con cámaras de videovigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de control.

Para tal efecto, el Ministerio maneja dos sistemas de Circuito Cerrado de Televisión (CCTV): uno de ellos es propiedad de la empresa que presta el servicio de seguridad y vigilancia, el cual tiene un periodo de grabación y conservación aproximado de 2.5 meses, y el otro sistema pertenece al Ministerio, con un periodo de conservación de 12 meses aproximadamente.

No obstante, en caso de que las imágenes de videovigilancia sean objeto o soporte de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo judicial, estas se conservarán hasta el momento en que se resuelva la controversia.

16Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, la Entidad registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido.

17Capacitación de funcionarios y contratistas

El Ministerio de Minas y Energía desarrollará acciones de capacitación y concientización en protección de datos personales y seguridad de la información. La Entidad debe poner en conocimiento estas políticas por el medio que considere adecuado y, con ello, capacitar a sus funcionarios y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de fortalecer sus conocimientos sobre el particular.

Los nuevos funcionarios y contratistas, al momento de vincularse con la Entidad, deben recibir capacitación sobre protección de datos personales y seguridad de la información, dejando constancia de su asistencia y conocimiento.

En el desarrollo de los programas de capacitación y concientización se deberá asegurar que los funcionarios y contratistas conozcan sus responsabilidades con respecto a la protección de datos personales y seguridad de la información.

18Atención de peticiones, quejas, reclamos y denuncias sobre datos personales

El Grupo de Relacionamiento con el Ciudadano y Gestión de la Información, por medio del Centro de Administración Documental y de Archivo “CADA”, es la dependencia del Ministerio de Minas y Energía designada como responsable de la recepción y traslado al área competente de dar respuesta a las solicitudes ante las cuales el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir el dato, o solicitar información respecto del uso que se le ha dado por el MME a sus datos personales.

Para el efecto, todos los servidores y contratistas de las diferentes dependencias del MME tienen la responsabilidad de dar respuesta a estas solicitudes que se reciban por parte de los titulares de datos personales en los tiempos establecidos por la ley.

19Vigencia y actualización

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido aprobada por la Secretaría General y su actualización se realizará conforme a los lineamientos de Ley por parte del Grupo de Relacionamiento con el Ciudadano y Gestión de la Información, en articulación con las diferentes dependencias de la entidad. La versión aprobada de esta política se publicará en el portal web del Ministerio de Minas y Energía www.minenergia.gov.co.

Es un deber de todos los servidores públicos de la entidad conocer esta política y realizar todos los actos establecidos para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La Subdirección de Talento Humano deberá velar porque en cada incorporación de un nuevo servidor se realice la aceptación de esta política. La Subdirección Administrativa y Financiera realizará los ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de confidencialidad y demás documentos, se incorpore su cumplimiento.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. La presente política se emite el día 30 del mes de octubre de 2025 y será divulgada y promocionada a través de diferentes canales de atención, de acuerdo con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, regulada parcialmente por los decretos 1377 de 2013 (compilado por el decreto 1074 de 2015) y 1081 de 2015, respectivamente.